구글 스프레드시트 공유: 거래처별 자료가 새지 않게 권한을 나누는 방법

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거래처 A와 B의 자료를 한 스프레드시트에 넣고 시트를 숨긴 뒤 링크를 나눠 주는 방식은 자료 분리 방법으로 적절하지 않습니다. 편집 방지, 화면에서 숨기기, 파일을 열 수 있는 권한은 서로 다른 기능입니다.

이 글에서는 내부 담당자, 외부 거래처, 읽기 전용 검토자가 같은 자료를 다룰 때 권한을 어떻게 나눌지 설명합니다. 개인 Google 계정과 회사 Workspace 계정은 외부 공유 정책이 다를 수 있으므로, 회사 계정에서는 관리자가 허용한 범위 안에서 진행합니다.

누구에게 무엇을 보여 줄지 먼저 적는다

예를 들어 내부 원장에는 A·B 거래처의 단가와 주문이 모두 있고, A는 자기 주문만 확인해야 한다고 가정합니다.

원장 파일 전체를 공유한 다음 숨기기나 필터로 가리는 것보다, 외부 파일에 애초에 필요한 행과 열만 넣는 편이 검증하기 쉽습니다. 숨긴 시트와 보호된 범위를 보안 장치처럼 사용하지 않는 것은 Google의 시트 보호 안내에서도 강조하는 구분입니다.

공유 버튼에서 확인할 순서

1. 스프레드시트 오른쪽 위 공유를 엽니다.
2. 일반 액세스가 ‘제한됨’인지 확인합니다. 공개 자료가 아니라면 ‘링크가 있는 모든 사용자’로 바꾸지 않습니다.
3. 초대할 정확한 이메일 주소를 입력합니다. 이름이 같아도 개인·회사 계정을 구별합니다.
4. 뷰어·댓글 작성자·편집자 중 실제 작업에 필요한 역할을 선택합니다.
5. 공유 설정에서 편집자의 재공유 가능 여부와 뷰어의 다운로드 관련 옵션을 점검합니다.
6. 링크를 받는 사람의 실제 계정으로 열어 검증합니다.

뷰어도 기본적으로 다운로드할 수 있는 경우가 있습니다. 복사·다운로드 제한은 모든 유출 경로를 차단한다는 의미가 아닙니다. 공유 역할과 동작에 대한 Google 안내를 기준으로 계정에서 제공되는 옵션을 확인하세요.

파일 권한만 바꿨는데 여전히 열리는 이유

파일이 공유 폴더 안에 있으면 상위 폴더를 통해 접근 권한을 얻었을 수 있습니다. 파일의 개별 초대를 지웠는데 상대방이 계속 열 수 있다면 직접 공유·그룹 멤버십·상위 폴더·일반 액세스를 각각 살펴봅니다.

회사 계정은 공유 드라이브의 멤버십이나 조직 정책도 영향을 줍니다. 다른 사람의 접근을 끊기 위해 전체 팀 폴더 권한을 일괄 삭제하면 관련 업무가 멈출 수 있습니다. 외부용 파일을 제한된 별도 위치에 두고, 누가 어떤 경로로 접근하는지부터 확인합니다.

IMPORTRANGE를 외부용 파일에 붙일 때

내부 원장을 IMPORTRANGE로 외부 파일에 연결하면 갱신이 편하지만 연결 허용 범위를 검토해야 합니다. 특히 외부 사용자가 대상 파일을 편집할 수 있으면 수식의 범위를 바꾸거나 원천 접근을 활용할 가능성을 고려해야 합니다. ‘현재 화면에 A 자료만 보인다’는 사실만으로 분리가 완료되지 않습니다.

민감한 원장은 외부 파일과 직접 연결하기보다, 내부에서 허용한 열과 행만 추출해 외부 파일에 값으로 게시하는 방식을 검토합니다. 갱신 담당자와 갱신 시각도 표시해야 거래처가 오래된 값을 최신 자료로 사용하지 않습니다.

검증은 소유자가 아닌 계정으로 한다

로그아웃 창만 확인해서는 조직 계정이나 그룹 권한을 검증할 수 없습니다. 실제 역할을 가진 시험 계정을 사용하고, 파일 링크뿐 아니라 상위 폴더 링크도 확인합니다. 외부 파일의 시트 전체와 숨긴 열, 주석, 연결 수식에도 원장 정보가 남아 있지 않은지 살펴보세요.

계약 종료 시에는 접근 권한을 회수하고 재시험합니다. 이미 내려받은 파일까지 회수되는 것은 아니므로, 공유 시점부터 필요한 자료만 제공하는 설계가 중요합니다.

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